Организуй и не уйди в минус. Реалии организации вечеринок в регионах

Привет, меня зовут Серёжа Беркут, и я занимаюсь организацией вечеринок. Хочу поделиться опытом и рассказать о внутренней кухне. На данный момент причастен к организации 3х разных по стилю мероприятий, стремлюсь к большему.

Делюсь только своими впечатлениями, не претендую на написание пособия по организации.

Что нужно для организации вечеринки?

Мысль об организации собственной вечеринки пришла и глубоко засела в моей голове на полтора года и никак не срасталась с моей реальной жизнью. После душевных потрясений и сданной сессии пришла мысль: а почему бы и да.

1. Идея
либо тематика. По моему скромному, это самое важное в грядущем мероприятии. Если у вас ещё нет сформированной "тусовки", которая пойдет куда угодно, то тематическая вечеринка это ваш случай. Идеи приходят как у людей искусства: либо вдохновение, либо украли.

Первая была похожа на "Проект Х" или что-то подобное.
Вторая была обычным квартирником по приглашениям.
Третья (самая удачная по организации) была в клубе, с красивыми проходками, браслетами, и всякой такой мешурой.

2. Место проведения

В столице или околостолице достаточно легко найти место для проведения такого рода мероприятия. В регионах дело обстоит немного иначе:
Дома под вечеринки снимаются в расчете на невнимательных хозяев (которые не приедут и не увидят вместо 10 человек - 75), либо по договоренности и за хорошую наценку.
Снять клуб не в будни является проблемой, а их количество с большой вместимостью и доступностью можно пересчитать на пальцах очень опытного фрезеровщика.
С квартирами всё проще, но ситуация примерно такая же, как и с коттеджами.

На первой повезло с хозяевами и за дом было отдано 13 тысяч рублей, при этом на мероприятии было около 100 человек, дым-машина, свет, музыка и всё присущее
Вторая вышла спонтанно и человек просто так дал свою квартиру на провести, тихо, спокойно, бесплатно.
С клубом мы договаривались на условиях: наши проходки и 8% бара, всё остальное ваше. 

3. Техника и стафф

Для организации нормального вечера нужны:

• Охрана (от 2 человек, в зависимости от мероприятия, места и количества людей).
• Ведущий (у меня один из организаторской команды).
• Бармен (без особых навыков, либо прилагается к клубу).
• Фотограф / Видеограф (куда же без качественных фотографий и видео, но можно подвинуться по бюджету и остаться без видео, как я и делал); По большей части относится к вечеринкам в клубе.
• Диджей (без него в штате сложно, но если так, то индустрия развивается и более-менее адекватного найти не сверхзадача).
• Сммщик (ответственный за продвижение мероприятия в соц.сетях, собственно - я)
• Дизайнер (аутсорс, ничего сверхъестественного, собственно тоже - я).
• Аудио-аппаратура (микрофон, колонки, и всякое такое).

Первая была сложна и неопытна, поэтому была только аппаратура и диджей.
Вторая была с хорошим фотографом, а аппаратура была уже там.
Третья клубная была с этим всем. Охранников было 2е (помещение на 100 человек, особо проблем никаких не возникло), ведущий был организатором, бармен нам прилагался, фотограф фоткал за бесплатную проходку и алкоголь, диджей и аппаратура были взяты в аренду.

Деньги

Из моих проектов вложений ДО потребовал только третий проект, о нем и расскажу

Найти бедному студенту 10 тысяч на организацию оказалось вполне посильной задачей (спасибо организаторской команде):

• Колонки, пульт и всякое такое - бесплатно, через знакомых
• Микрофоны - 1.5 тысячи (можно наверно было и дешевле, но занялись этим поздно)
• Диджей - 1 тысяча рублей
• Группа которая выступала - 2 бутылки водки (реалии современной культуры)
• Печать пригласительных, афиш, буклетов - 4 тысячи рублей (много, красиво, стильно)
• Реклама в соц.сетях - 1.5 тысячи рублей (таргет инст, закуп в сообществах студентов)
• Расходы которые я не могу вспомнить - 1.5 тысячи рублей (всякие браслеты, шарики для бирпонга, алкоголь для велкомшота итд)

При таком организаторском подходе, и цене проходки 200 рублей и 250 в день мероприятия, нам удалось выручить по 1.5 тысяче рублей на двоих организаторов. Много это или мало сложно сказать, потраченных сил точно не стоило, но мы попробовали.

Первая вечеринка ушла в минус на 3 тысячи рублей, потому что была организована на энтузиазме и горящих глазах. Вторая ушла в неощутимый плюс, потому что была для души. Третья принесла каждому по 1.5 тысячи рублей, из-за лишних трат.

Мой личный вывод и итог

Я занимаюсь этим для души. Можно рассмотреть в качестве бизнеса, но необходимо понимание того, что будет происходить и как это будет приносить прибыль.

Деньги там есть, но по моему мнению и опыту подсматривания, нужно договориться с помещением для проведения вечеринок на постоянной основе, тогда, при хорошей организации, ваши золотые горы не заставят себя ждать.

Попробуйте и всё получится.